Entretien avec votre manager et les RH : que dire avant de parler

Vous avez reçu cette invitation de votre manager avec comme objet : « Point ».

Vous pensiez vous retrouver en tête à tête avec votre N+1. Mais en entrant dans la salle, vous découvrez qu'une personne des RH participe aussi à l'échange.

« J'ai demandé à Claire de se joindre à nous. »

La phrase se veut rassurante. Mais vous, vous cherchez immédiatement à comprendre.

Est-ce que mon manager a quelque chose à me reprocher ?
Est-ce que quelque chose a été décidé ?
Vais-je être recadré, sanctionné, pire, licencié ?

Alors, pour dissiper l'inconfort, vous commencez à parler de votre histoire, des derniers mois. Vous expliquez les difficultés, vous valorisez les nombreux efforts et, cette fois c'est décidé, vous partagez tout ce que vous avez supporté sans rien dire.

Plusieurs cadres possibles

J'ai assisté à des centaines d'entretiens en présence des RH. Ce que j'en ai appris est simple.

Selon les situations, les RH peuvent être là pour faciliter une discussion, recueillir des faits, aider à clarifier, conseiller votre manager, examiner des solutions, établir ce qui s'est passé si l'on vous reproche quelque chose, ou accompagner une décision déjà prise.

Ce qui peut perturber, c'est que vous pouvez rencontrer la même personne, dans la même salle, avec le même ton bienveillant, mais pour des sujets et des issues diamétralement différents.

Gardez en tête que les RH ne sont pas « tiers de confiance ». Elles ont une fonction dans l'entreprise et elles représentent l'employeur. Elles peuvent parfois sincèrement chercher une issue. Mais elles ne sont jamais là pour porter votre cause.

Les signaux pour comprendre

Qui a convoqué et qui était en copie ? Une invitation du manager, avec les RH en invitées, n'a pas le même poids qu'une convocation directe des RH.

Pourquoi votre manager a-t-il fait venir Claire ? Que ce soit pour aider, pour faire passer quelque chose ou pour se protéger, un manager qui s'entoure est déjà une information.

Qui ouvre et qui prend des notes ? Celui qui pose le cadre n'est pas toujours celui qui parle le plus. Et généralement, celui qui écrit prépare une restitution.

Y a-t-il déjà un écrit ? Un ordre du jour, un mail préalable, une synthèse à valider ? La conversation s'inscrit alors dans une séquence qu'on souhaite tracer.

Qui clôture et qui annonce la suite ? Si la prochaine étape est déjà datée avant même que vous ayez parlé, vous êtes dans une séquence.

Prenons un exemple. Dire « je ne peux plus continuer comme ça » peut désigner, pour vous, quelque chose de précis : des priorités contradictoires, un manque de moyens, des arbitrages non rendus, etc.

Si vous ne précisez pas ce que signifie « comme ça », chacun peut compléter la phrase à sa manière. Et dans un moment de crise, les formulations générales laissent place à l'interprétation.

Plus votre situation est sensible, plus vos mots doivent être précis.

Ce que leur présence ne garantit pas

Être écouté ne garantit pas qu'un arbitrage sera rendu en votre faveur. Recevoir de la compréhension ne signifie pas qu'un engagement a été pris. Un entretien présenté comme confidentiel ne garantit ni que les informations échangées resteront dans la pièce, ni l'usage qui en sera fait.

Les RH peuvent vous aider et chercher une solution, mais la plupart du temps, elles ne disposent pas du pouvoir de la décider.

Vous avez donc intérêt à distinguer trois choses :

Une conversation peut être chaleureuse et ne produire aucun changement. Elle peut aussi être inconfortable et accoucher d'un arbitrage.

Vous le saurez si une suite, des engagements et des actes sont annoncés… pas par un éventuel soulagement ressenti en sortant.

Avant de raconter, posez votre cadre

Vous pouvez commencer simplement :

Puis, selon les réponses, quelques questions permettent de préciser la discussion.

1/ « Quel sujet devons-nous traiter ? »

Un « point » peut cacher un désaccord, une difficulté de fonctionnement, une évaluation ou un changement de rôle. Faites nommer le sujet.

2/ « Claire, quel sera votre rôle dans cet échange ? Allez-vous faciliter la discussion, recueillir des éléments ou participer à l'arbitrage ? »

Vous devez comprendre à qui vous vous adressez et en quelle qualité les RH interviennent.

3/ « Quels faits ou difficultés souhaitez-vous examiner avec moi ? »

Cette question évite de répondre à une impression générale par une défense générale. Elle permet de travailler sur des situations précises.

4/ « Un compte rendu est-il prévu ? À qui sera-t-il transmis ? »

Clarifiez la manière dont vos propos seront restitués. Si vous entendez une reformulation qui ne correspond pas à ce que vous avez dit, précisez-la pendant l'échange.

5/ « Qu'est-ce qui reste ouvert, et quelles suites envisagez-vous ? »

Vous cherchez à savoir ce que votre réponse peut encore éclairer ou modifier, puis qui fera quoi après l'entretien.

Ensuite, répondez sur les faits, uniquement sur les faits

Une fois le cadre posé, exposez votre lecture avec précision. Distinguez ce qui s'est passé, l'effet concret sur votre travail et l'arbitrage que vous demandez.

Par exemple :

Tenir la ligne

La présence des RH ne permet pas de conclure qu'une décision est prise, ni qu'une protection vous serait acquise. Elle donne cependant un indice du cadre dans lequel votre situation va être examinée.

Vous aurez peut-être des explications à donner ou une position à défendre.

Mais avant d'exposer plusieurs mois de votre vie professionnelle, prenez le temps de vous demander ce qu'on attend de vous et ce qui va se passer ensuite. Bref, ne vous expliquez pas avant de savoir sur quoi.

Grégory